Le traitement des fiches de paie est une tâche laborieuse et à faible valeur ajoutée tout en étant critique à réaliser. L’externalisation s’impose comme une solution toute trouvée, principalement pour les grandes sociétés, mais également pour les entreprises à taille humaine.
Gain de temps, simplicité et réactivité
Pour le collaborateur en charge de la paie, cette tâche prend souvent des allures de course-poursuite en fin de mois, entre l’impression et la remise en main propre des bulletins de salaire, les subtilités des obligations légales, les règles de calcul complexes ou les exonérations de charge. Par ailleurs, le traitement en interne nécessite un logiciel dont il faut assurer la maintenance, faire les mises jour et sauvegarder les données. Il faut également former les utilisateurs.
L’externalisation se présente comme une excellente solution paie permettant d’éviter les éventuels litiges avec les salariés et les organismes sociaux. Une erreur dans un bulletin de salaire, des conflits individuels ou collectifs, des retards de la paie à cause de l’absence du collaborateur affectée à cette tâche ainsi que des contrôles de l’administration peuvent également arriver. L’entreprise gagne en efficacité, et peut se recentrer sur son activité principale.
Il est à rappeler que le calcul est l’édition des bulletins de salaire n’est pas la seule tâche que le service paie doit assurer. En effet, ce service doit également faire régulièrement des déclarations sociales auprès des organismes collecteurs. Les procédures sont souvent complexes et doivent parfois être revues et corrigées. Des sanctions financières peuvent tomber en cas de retard des déclarations, ce qui peut influer sur l’équilibre économique de l’entreprise. La solution paie offerte par l’externalisation permet à celle-ci d’être plus réactive.
Conformité et retour sur investissement
En France, la gestion de la paie est particulièrement complexe. Cela se voit dans le nombre de lignes dans les bulletins de salaire. Par ailleurs, mettre en place une veille légale et conventionnelle peut revenir cher. L’entreprise a toutes les chances de se conformer à la réglementation en vigueur en externalisant la paie, car il s’agit de l’activité principale du prestataire.
Le coût des bulletins de paie ne se limite pas au salaire du collaborateur en charge de cette tâche. En effet, il faut également y inclure la solution informatique adoptée et la sauvegarde en cas d’absence. Grâce aux économies d’échelles, l’externalisation de la paie permet à l’entreprise d’épargner entre 20 à 30% du budget initialement prévu. Les coûts sont également maîtrisés, car la facturation est uniquement basée sur le nombre de fiches de paie à émettre.